Ace Group, full-service internetbureau

Steeds meer ondernemers zoeken naar mogelijkheden om repeterende taken van personeelsleden te automatiseren en daar op te besparen. Dit is geen populair onderwerp, maar daar krijgen we steeds meer mee te maken.

Droom van elke ondernemer

Onder Joden en in de Arabische cultuur is een bekend spreekwoord: “Ik wens je veel personeel”. Dit betekent zoiets als het toewensen van de vele zorgen en problemen die het personeel met zich meebrengt. Het is dus niet bepaald bedoeld om hiermee vriendelijk over te komen. In vrijwel elke onderneming zijn personeelskosten de grootste kostenpost, dus besparingen op dit front zónder te hoeven inboeten op kwaliteit en snelheid is de droom van elke ondernemer. Weboplossingen krijgen steeds meer voet aan wal en onder het MKB wordt hier meer en meer in geïnvesteerd.

Processen

Waar moet je dan beginnen? Start met het digitaliseren van formulieren. Nog steeds veel bedrijven werken met bonnetjes, formuliertjes en dat soort zaken. Het personeel maakt daar tegenwoordig al heel modern een foto van met de smartphone en op kantoor wordt de data overgenomen. Ik adviseer om een (web)app te ontwikkelen, waarin het personeel de betreffende gegevens zelf invoert en direct verwerkt in de administratie (uiteraard wel met slimme controles). Het ontwikkelen van een app is een investering, maar verdient zich binnen een jaar weer terug. Degene die de bonnetjes eerst handmatig aan het invoeren was, is voor die functie overbodig.

Verantwoord?

Als ik dit zo omschrijf, voel ik me net een egoïstische geldverslinder, die automatisering inzet om mensen op straat te schoppen. Mensen die mij kennen, weten gelukkig beter! Deze ontwikkelingen zijn niet iets van nu, maar zijn al decennia aan de gang. Het vervangen van mensen door automatisering (/robots) verlaagt de personeelskosten, waardoor bedrijven zich in een betere concurrentiepositie manoeuvreren. Ondernemers met een ziel hebben hier vaak moeite mee, maar voelen zich toch ook verplicht om stappen te ondernemen.

Slimme webtechnieken

De mate van automatisering bepaal je uiteraard zelf. Bij Ace Group staan 8 hoogopgeleide specialisten op de loonlijst en wij zijn de afgelopen jaren erin geslaagd door met automatisering te blijven groeien met een constant team. Oog hebben voor processen en het slim laten aansluiten van webtechnieken zorgt ervoor dat we ons meer kunnen focussen op onze corebusiness. Natuurlijk gaan er wel eens wat fout. Daaruit trekken we lering, passen onze processen erop aan en streven naar beter.

Bedreigingen

Ons hele leven zowel zakelijk als privé staat op het internet; of we het nu willen of niet. Het betreft al onze bankgegevens, fiscale data, e-mail, foto’s, video’s, medische gegevens en meer. Zolang er elektriciteit bestaat, hoeven we ons geen zorgen te maken. Nou ja … dat is wel heel naïef. Vroeger moesten boeven nog inbreken en tegenwoordig doen ze dat vanaf hun zolderkamertje. Begin mei 2016 had een jongen van 10 jaar een bug gevonden in Instagram (onderdeel van Facebook). Omdat hij Instagram had getipt, ontving hij als beloning $ 10,000.-.

Zorgeloos ondernemen is een utopie en automatisering is een goede manier om het werk makkelijker te maken. Het is ook een bedreiging, want bij een storing ligt het complete bedrijf plat en ook het gevaar van hackers wordt daarmee groter. Dat vraagt om een goed plan, waarvoor standaard open source oplossingen niet geschikt zijn. Wij hebben veel ervaring met deze vraagstukken, dus wil je hier eens vrijblijvend over sparren, neem dan gerust contact op. Dan hoop ik dat het personeel me binnenlaat.

Van: Jaap van Duijn

27 mei 2016